Inscribí tu base de datos en la AAIP

Si guardás datos de tus clientes, socios o alumnos, tu negocio tiene una base de datos personales. Y si esa base tiene datos de salud, como las declaraciones y los aptos médicos que recolectás con Firmalo, tiene datos sensibles. Esta guía te explica por qué tenés que inscribirla, cómo hacerlo y qué poner en cada campo.

Por qué tenés que inscribirla

Es obligatorio. Toda base de datos que no sea para uso exclusivamente personal tiene que inscribirse en el registro que lleva la Agencia de Acceso a la Información Pública (AAIP) (Ley 25.326 art. 21). El registro vigente está regulado por la Res. AAIP 132/2018.
Vos sos el responsable. Aunque los datos estén guardados en Firmalo, el responsable de la base es tu negocio. Firmalo es el encargado del tratamiento (Ley 25.326 art. 25), y eso se declara en la inscripción.
Hay sanciones. La AAIP puede aplicar multas por incumplimientos de la ley (Res. AAIP 126/2024; escala y montos a confirmar).

La inscripción es gratuita y no tiene renovación anual (verificá en el sitio de la AAIP). Lo que sí tenés que hacer es actualizarla cuando cambie algo importante: la finalidad, los datos que pedís, el encargado o las transferencias.

Paso a paso por TAD

El trámite se hace en línea por Trámites a Distancia (TAD). Los nombres exactos de los trámites y menús pueden cambiar (verificá en el sitio de la AAIP).

Entrá a TAD con el CUIT del negocio y clave fiscal (verificá en el sitio de la AAIP el nivel de clave requerido). Si el negocio es una sociedad, entrá con el CUIT de la sociedad o como apoderado.
Buscá el trámite de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos (verificá en el sitio de la AAIP el nombre exacto del trámite). En general, primero se inscribe el responsable y después cada base de datos.
Completá los datos del responsable: razón social, CUIT, domicilio, actividad y un contacto para la AAIP.
Completá los datos de la base. Usá el modelo de abajo y adaptalo a tu negocio.
Revisá y enviá. Guardá el número de expediente.
Guardá la constancia de inscripción cuando la AAIP la emita y tené el número a mano: conviene incluirlo en tu aviso de privacidad.
Actualizá la inscripción si cambiás de encargado, sumás una finalidad o empezás a pedir datos nuevos.

Modelo de texto para los campos

Copiá y adaptá. Lo que está entre corchetes lo completás vos.

Nombre de la base

Participantes de [nombre de tu negocio].

Finalidad

Gestión de la participación de clientes, socios o alumnos en las actividades de [nombre de tu negocio]: registro de inscripción, consentimiento informado de riesgos, declaración de salud, autorizaciones de padres o tutores para menores, control de documentación obligatoria (aptos y certificados médicos) y sus vencimientos, control de ingreso, atención de emergencias y cumplimiento de obligaciones legales.

Datos que se recolectan

Identificación y contacto: nombre y apellido, DNI, fecha de nacimiento, domicilio, teléfono, email.
Contacto de emergencia y obra social.
Datos sensibles de salud (Ley 25.326 art. 2): antecedentes y condiciones de salud declarados, medicación, alergias, aptos y certificados médicos.
Datos de menores de edad y de sus padres, madres o tutores (con su DNI y el vínculo).
Imágenes de documentos (DNI, licencias, certificados) y, si corresponde, foto del participante.
Firma manuscrita digitalizada.
Datos técnicos de la firma: dirección IP, navegador, fecha y hora, tiempo de lectura.

Origen de los datos

Los aporta el propio titular o, en el caso de menores, su padre, madre o tutor, mediante formularios en línea o en una tablet en el local.

Encargado del tratamiento

Firmalo (Firmalo), que almacena y procesa los datos por cuenta del responsable para prestar el servicio de gestión de consentimientos y documentación. Contacto: soporte@firmalo.net.

Cesiones

No se ceden datos a terceros, salvo obligación legal o requerimiento de autoridad competente.

Transferencia internacional

Sí. Los datos se almacenan en servidores de proveedores del encargado ubicados en EE.UU. (hosting, base de datos, almacenamiento de archivos, envío de emails y, si el responsable la activa, lectura de documentos con IA). La transferencia se hace con el consentimiento informado de los titulares y con las cláusulas contractuales modelo aprobadas por la Res. AAIP 198/2023.

Tiempo de conservación

10 años desde la firma, conforme al plazo de conservación de los instrumentos respaldatorios (CCyC art. 328). En el caso de menores, el plazo que resulte más largo entre 10 años desde la firma y la fecha en que el titular cumple 23 años. [Ajustalo si configuraste otro plazo en Firmalo.]

Medidas de seguridad

Conforme a la Res. AAIP 47/2018: cifrado en reposo de los datos de salud y los documentos; cifrado en tránsito; acceso por rol de los usuarios del responsable; registro de accesos a datos de salud y documentos; enlaces firmados de corta duración para ver los archivos; copias de resguardo; contrato de encargo con confidencialidad (Ley 25.326 arts. 9, 10 y 25).

Ejercicio de derechos

Los titulares pueden ejercer los derechos de acceso, rectificación y supresión escribiendo a [email de tu negocio].

Después de inscribirte

Completá en Firmalo la razón social, el CUIT, el domicilio y el email de contacto de tu negocio: aparecen en el aviso de privacidad de cada formulario.
Revisá una vez por año que lo inscripto siga coincidiendo con lo que hacés.

Este contenido es informativo y no reemplaza el asesoramiento de un abogado matriculado en tu jurisdicción.