Acuerdo de tratamiento de datos

Última actualización: 24 de octubre de 2026.

Este acuerdo forma parte de los Términos y condiciones y se celebra entre:

• El negocio que tiene una cuenta en Firmalo, como responsable de la base de datos de sus participantes ("el responsable"); y
• Firmalo, titular de Firmalo, como encargado del tratamiento ("el encargado"), en los términos de la Ley 25.326 art. 25.

1. Objeto

1.1. El encargado presta al responsable un servicio para recolectar, almacenar, consultar y exportar consentimientos informados, declaraciones de salud, autorizaciones de menores, documentos y la evidencia de cada firma de sus participantes.

1.2. El encargado trata los datos personales solo para prestar ese servicio, por cuenta del responsable. No los usa para fines propios, no los cede a terceros y no los aplica a una finalidad distinta (Ley 25.326 art. 25).

2. Datos y titulares

2.1. Titulares: los participantes del responsable (clientes, socios, alumnos, pasajeros, corredores) y, en el caso de menores, sus padres, madres o tutores. También los usuarios del equipo del responsable.

2.2. Categorías de datos:

• identificación y contacto (nombre, DNI, fecha de nacimiento, domicilio, teléfono, email);
• contacto de emergencia y obra social;
• datos de salud, que son datos sensibles (Ley 25.326 art. 2): declaraciones, anamnesis, aptos y certificados médicos;
• imágenes de documentos (DNI, licencias, autorizaciones, pólizas);
• firma manuscrita digitalizada y, si el responsable lo activa, foto del participante;
• datos técnicos de evidencia: dirección IP, navegador (user agent), fecha y hora UTC, tiempo de lectura y hash SHA-256 del documento firmado;
• registros de check-in.

2.3. El responsable decide qué datos pide en sus formularios y garantiza que son adecuados, pertinentes y no excesivos para su finalidad.

3. Instrucciones del responsable

3.1. El encargado trata los datos según las instrucciones documentadas del responsable. Se consideran instrucciones: estos términos, la configuración de la cuenta (formularios, vencimientos, plazos de conservación, funciones activadas) y los pedidos que el responsable haga por escrito a soporte@firmalo.net.

3.2. Si una instrucción le parece contraria a la ley, el encargado lo informa al responsable y puede abstenerse de cumplirla hasta que se aclare.

3.3. El responsable es quien obtiene el consentimiento de los participantes. Para eso, cada formulario incluye un aviso de privacidad fijo y casillas de consentimiento expreso para datos de salud y para la transferencia internacional (Ley 25.326 arts. 5, 6 y 7), que el responsable no puede quitar.

4. Confidencialidad

4.1. El encargado y todas las personas que intervienen en el tratamiento guardan secreto sobre los datos, aun después de terminada la relación (Ley 25.326 art. 10).

4.2. Solo acceden a los datos las personas del encargado que lo necesitan para prestar el servicio o dar soporte, con compromiso de confidencialidad firmado. El acceso de soporte a datos de un responsable concreto se hace a pedido de ese responsable y queda registrado.

5. Medidas de seguridad

El encargado aplica las medidas de seguridad de la Ley 25.326 art. 9 y de la Res. AAIP 47/2018, entre ellas:

• cifrado en reposo de los datos de salud y de los archivos de documentos;
• cifrado en tránsito (HTTPS) en todas las comunicaciones;
• acceso por rol dentro de la cuenta del responsable: cada usuario ve solo lo que su rol necesita;
• registro de accesos a datos de salud y documentos, consultable por el responsable;
• URL firmadas de corta duración para ver o descargar archivos; los documentos no tienen enlaces públicos permanentes;
• separación lógica de los datos de cada responsable;
• copias de resguardo y procedimientos de recuperación;
• autenticación de los usuarios del responsable y cierre de sesión por inactividad.

El responsable es responsable de la seguridad de sus propias credenciales y dispositivos, incluida la tablet que use en modo kiosco.

6. Subencargados

6.1. El responsable autoriza al encargado a usar los siguientes subencargados:

6.2. Los proveedores de pagos tratan solo datos de facturación del responsable, no datos de los participantes.

6.3. Lectura de documentos. Por defecto, los documentos que suben los participantes se leen con reconocimiento de texto (OCR) y reglas en los servidores del encargado (Vercel, EE.UU.), sin enviarlos a terceros proveedores de inteligencia artificial. Anthropic PBC recibe documentos solo de los responsables que activan la lectura con IA externa, y únicamente para leerlos. Si la lectura tiene una confianza de 0,8 o más y el documento cumple todas las reglas configuradas, queda aprobado automáticamente; si no, queda en revisión hasta que lo confirme un usuario del responsable. El responsable sigue a cargo de verificar los documentos de sus participantes.

6.4. El encargado exige a cada subencargado obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes a las de este acuerdo, y responde frente al responsable por su cumplimiento.

6.5. Si el encargado agrega o reemplaza un subencargado, avisa al responsable con al menos 15 días de anticipación. Si el responsable se opone por motivos fundados y no se llega a una solución, puede dar de baja el servicio sin costo.

7. Transferencia internacional

7.1. Varios subencargados están en EE.UU. La transferencia internacional se hace con el consentimiento informado de los participantes, que se recoge en cada formulario, y conforme a la Ley 25.326 art. 12.

7.2. Las partes incorporan a este acuerdo, por referencia, las cláusulas contractuales modelo aprobadas por la Res. AAIP 198/2023 para la transferencia internacional de datos personales, en la modalidad que corresponda. En caso de conflicto entre este acuerdo y esas cláusulas, prevalecen las cláusulas modelo.

8. Derechos de los titulares

8.1. Los participantes ejercen sus derechos ante el responsable. Firmalo le da al responsable herramientas para consultar, exportar, corregir y eliminar los datos de cada participante.

8.2. Si un participante le escribe directamente al encargado, el encargado le reenvía el pedido al responsable dentro de los 2 días hábiles y no lo responde por su cuenta, salvo instrucción del responsable.

8.3. El encargado asiste al responsable para que pueda cumplir los plazos legales: responder un pedido de acceso dentro de los 10 días corridos (Ley 25.326 art. 14) y resolver la rectificación o supresión dentro de los 5 días hábiles (Ley 25.326 art. 16).

8.4. Cuando la supresión no proceda porque el responsable tiene la obligación legal de conservar el registro, el responsable lo informa al participante y el encargado bloquea el dato hasta que termine ese plazo.

9. Conservación

9.1. Plazo por defecto: 10 años desde la firma, el plazo de conservación de los instrumentos respaldatorios (CCyC art. 328) y de la historia clínica (Ley 26.529 art. 18).

9.2. Menores: se aplica el plazo que resulte más largo entre 10 años desde la firma y la fecha en que el participante cumpla 23 años (18 años más 5).

9.3. Mínimo: el responsable puede configurar plazos más largos, pero Firmalo no permite plazos menores a 3 años.

9.4. Las distintas versiones de un documento o declaración (por ejemplo, aptos renovados o anamnesis reconfirmadas) se conservan todas, con su propio plazo.

10. Eliminación segura

10.1. Al vencer el plazo de conservación, o cuando el responsable lo pide y la ley lo permite, el encargado elimina los datos y los archivos de forma segura, incluidas las copias de resguardo dentro de su ciclo de rotación.

10.2. Cada eliminación deja una constancia con fecha, alcance (participante o registros afectados) y método, que el responsable puede consultar. La constancia no contiene los datos eliminados.

11. Incidentes de seguridad

11.1. Si el encargado detecta un incidente de seguridad que afecte datos del responsable, se lo notifica sin demora indebida y, como compromiso contractual, dentro de las 72 horas de haberlo confirmado.

11.2. La notificación incluye, en la medida en que se conozca: qué pasó, qué datos y cuántos titulares están afectados, las medidas tomadas y las recomendadas, y un contacto para seguimiento. El encargado colabora con el responsable en las comunicaciones que este deba hacer a los titulares o a la AAIP.

12. Fin del contrato

12.1. Al terminar la relación, el responsable tiene 30 días para exportar todos sus datos y archivos en formatos de uso común, junto con la evidencia de cada firma.

12.2. Vencido ese plazo, el encargado elimina los datos según la cláusula 10, salvo que una norma le exija conservarlos, en cuyo caso los bloquea y los elimina al terminar ese plazo. A pedido del responsable, entrega una constancia de eliminación.

13. Auditoría

13.1. El encargado pone a disposición del responsable la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este acuerdo, incluidos el registro de accesos y las constancias de eliminación.

13.2. El responsable puede pedir una auditoría una vez por año, con 30 días de aviso, a su costo, en horario hábil, sin afectar la seguridad de otros responsables y con compromiso de confidencialidad. El encargado puede ofrecer, en su lugar, informes de auditoría de terceros o de sus subencargados cuando cubran lo pedido.

14. Vigencia

Este acuerdo rige mientras el responsable tenga una cuenta en Firmalo y, después, mientras el encargado conserve datos del responsable.

Contacto

Firmalo · soporte@firmalo.net

Este contenido es informativo y no reemplaza el asesoramiento de un abogado matriculado en tu jurisdicción.