Cómo digitalizar las fichas y consentimientos de tus clientes
Pasar las fichas, los consentimientos y las declaraciones de salud a digital no requiere reemplazar todo de un día para el otro. Este es el orden que funciona en gimnasios, natatorios, clubes, parques y estudios: primero qué pedir, después los clientes que ya tenés y por último los nuevos.
¿Por dónde empiezo?
Por la lista de documentos que te corresponde según tu rubro y tu provincia: apto médico, declaración jurada de salud, consentimiento informado y autorización de menores. Después armá el formulario digital con los riesgos concretos de tu actividad, uno por uno, en lugar de una renuncia genérica que la ley no admite.
¿Qué hago con los clientes que ya tengo?
Exportá tu planilla con nombre, DNI, fecha de nacimiento, email y teléfono, importala y mandá el link del formulario por email o por WhatsApp. Cada cliente lo firma una vez desde su celular con su DNI, sin crear cuenta, y queda en regla.
¿Y los clientes nuevos?
Poné un QR en la recepción o una tablet en modo kiosco. El cliente escanea, completa sus datos y su declaración de salud, sube el apto si hace falta y firma antes de su primera clase. Si es menor, el formulario pide los datos y la firma del padre, madre o tutor.
¿Qué hago con las fichas en papel que ya tengo?
Guardalas: siguen siendo prueba de lo que firmó cada cliente en su momento. Digitalizar hacia adelante no anula lo firmado antes. Revisá cuánto tiempo conviene conservarlas según tu actividad y si hubo menores.
¿Cómo controlo los aptos médicos vencidos?
Cargando la fecha de vencimiento de cada documento. Con eso, al registrar el ingreso ves si el cliente está en regla, por vencer o con algo faltante, y el sistema le avisa al cliente 30 y 7 días antes de que venza para que suba el nuevo desde el celular.
¿Qué cuidados de datos personales tengo que tener?
Las declaraciones de salud y los aptos médicos contienen datos sensibles (Ley 25.326 art. 2). Pedí el consentimiento expreso del cliente, informale para qué se usan sus datos y limitá quién del equipo puede verlos: por ejemplo, que recepción vea el estado del apto pero no las respuestas de salud.
Para seguir
- Requisitos legales por rubro y provincia
- Modelos de consentimiento
- Plazo de conservación de los registros
- Datos sensibles
- ¿Es válido firmar un consentimiento en el celular?
Fuentes
- Ley 25.326 de Protección de Datos Personales (texto actualizado)
- Ley 24.240 de Defensa del Consumidor (texto actualizado)
Preguntas frecuentes
¿Por dónde empiezo?
Por la lista de documentos que te corresponde según tu rubro y tu provincia: apto médico, declaración jurada de salud, consentimiento informado y autorización de menores. Después armá el formulario digital con los riesgos concretos de tu actividad, uno por uno, en lugar de una renuncia genérica que la ley no admite.
¿Qué hago con los clientes que ya tengo?
Exportá tu planilla con nombre, DNI, fecha de nacimiento, email y teléfono, importala y mandá el link del formulario por email o por WhatsApp. Cada cliente lo firma una vez desde su celular con su DNI, sin crear cuenta, y queda en regla.
¿Y los clientes nuevos?
Poné un QR en la recepción o una tablet en modo kiosco. El cliente escanea, completa sus datos y su declaración de salud, sube el apto si hace falta y firma antes de su primera clase. Si es menor, el formulario pide los datos y la firma del padre, madre o tutor.
¿Qué hago con las fichas en papel que ya tengo?
Guardalas: siguen siendo prueba de lo que firmó cada cliente en su momento. Digitalizar hacia adelante no anula lo firmado antes. Revisá cuánto tiempo conviene conservarlas según tu actividad y si hubo menores.
¿Cómo controlo los aptos médicos vencidos?
Cargando la fecha de vencimiento de cada documento. Con eso, al registrar el ingreso ves si el cliente está en regla, por vencer o con algo faltante, y el sistema le avisa al cliente 30 y 7 días antes de que venza para que suba el nuevo desde el celular.
¿Qué cuidados de datos personales tengo que tener?
Las declaraciones de salud y los aptos médicos contienen datos sensibles (Ley 25.326 art. 2). Pedí el consentimiento expreso del cliente, informale para qué se usan sus datos y limitá quién del equipo puede verlos: por ejemplo, que recepción vea el estado del apto pero no las respuestas de salud.
Este contenido es informativo y no reemplaza el asesoramiento de un abogado matriculado en tu jurisdicción. Si encontrás un dato desactualizado, escribinos.