Club o escuelita infantil: qué papeles pedirle a cada familia

En un club o una escuelita deportiva para chicos, el cliente es la familia y el que practica es un menor. Eso cambia quién firma, qué datos hacen falta en una emergencia y cuánto tiempo hay que guardar los papeles. Y hay cosas que conviene pedir aunque ninguna norma lo exija.

Lo que exige la norma

No hay una ley única para clubes infantiles. Lo que hay es una combinación de normas de actividad física, reglamentos de federaciones y el Código Civil y Comercial.

Jurisdicción	Qué exige	Norma
CABA	Formulario específico para menores y examen médico de hasta 1 año.	Ley 139 (con Ley 6.316/2020 y Dec. 11/2022)
Provincia de Buenos Aires	Apto médico anual archivado con la ficha personal; menores de 14 sin sobrecarga ni pesas salvo autorización médica.	Ley 12.329 arts. 8 y 9
Fútbol (AFA)	Autorización paterna escrita.	Reglamento AFA art. 195 h
Rugby (UAR)	Certificado médico de aptitud archivado por el club.	Reglamento UAR
Todo el país	Reglas sobre la capacidad de los menores y la responsabilidad parental.	CCyC arts. 26 y 646

Si tu club compite en una liga, mirá además su reglamento: muchas piden seguro de accidentes personales. No lo exige una ley general, pero sin seguro no te dejan jugar.

En Córdoba, si los chicos están federados, puede pedirse el examen médico de la federación (EMMAC) en lugar del apto común (a confirmar).

Modelos de ficha que podés tomar como base

Hay dos modelos públicos útiles para armar la ficha: la Ficha Médica Deportes 2018 de la Secretaría de Deportes de la Nación y la Ficha de Menores de Rosario (IM 4237). Te sirven para no olvidarte de ningún campo.

Checklist: qué pedirle a cada familia

• Apto médico. Firmado por pediatra o clínico matriculado, con fecha, sello y matrícula. Vigencia: 365 días. Obligatorio en CABA y PBA; recomendado en el resto.
• Ficha de inscripción. Datos del menor (nombre, DNI, fecha de nacimiento) y del adulto responsable, con vínculo y DNI. Se actualiza una vez por año.
• Autorización escrita del padre, la madre o el tutor. Conviene que cubra por separado: la práctica, los traslados, el uso de imagen y la atención médica de urgencia. Vigencia: anual o por temporada.
• Obra social y número de afiliado.
• Dos teléfonos de emergencia.
• Alergias, medicación, grupo sanguíneo y, si corresponde, Certificado Único de Discapacidad.
• Copia del DNI del menor y del adulto que firma.
• Seguro de accidentes personales, si lo pide la liga.

Por qué separar las autorizaciones

Una autorización general del tipo "autorizo todo" es difícil de sostener cuando algo sale mal. Es mejor que el adulto acepte cada cosa por separado: que su hijo practique, que viaje a un torneo en micro, que le saquen fotos (el uso de imagen requiere consentimiento, CCyC art. 53) y que, si no lo encuentran, el club lo lleve a una guardia.

Qué no poner en el formulario (y qué poner)

No: "los padres liberan al club de toda responsabilidad"

Esa frase, el típico "deslinde" que se ve en muchas fichas, no tiene efecto. Las cláusulas que eximen o limitan la responsabilidad del prestador frente a un consumidor son nulas (Ley 24.240 arts. 37 y 65; CCyC art. 1743). Cuando el que se lastima es un menor, además, el estándar de cuidado que se le exige al club es alto.

Sí: riesgos de la actividad y salud del chico

Lo que suma es documentar que informaste a la familia los riesgos concretos (Ley 24.240 art. 4; CCyC art. 1100). Por ejemplo, en fútbol o hockey:

• golpes, choques y caídas;
• esguinces, fracturas y lesiones de rodilla;
• golpes en la cabeza;
• riesgos de los traslados.

Pedí que el adulto ponga sus iniciales en cada uno. Y pedí la declaración de salud del chico, firmada por el adulto: si la familia oculta una condición que conocía, puede pesar como hecho del damnificado (CCyC art. 1729). Eso no cubre la falta de supervisión ni una instalación en mal estado: la asunción de riesgos solo juega para los riesgos propios de la actividad que fueron informados (CCyC arts. 1719 y 1729).

Cómo probar quién firmó

Si la familia firma en el celular o en una tablet, es una firma electrónica (Ley 25.506 art. 5). No tiene presunción de autoría: si un padre dice que no firmó, el club tiene que probarlo.

En un club la duda no suele ser si alguien firmó, sino quién: el padre, la madre, el abuelo que lo lleva los sábados o el propio chico con el celular de un adulto. Lo que la despeja es haber verificado al adulto en el momento, por ejemplo con la foto de su DNI. Firmalo guarda esa verificación junto con el hash del documento, la fecha y hora, la IP y el dispositivo, en un paquete de evidencia por firma.

Datos de salud de menores

Alergias, medicación y diagnósticos son datos sensibles (Ley 25.326 art. 2). Necesitás el consentimiento expreso del adulto responsable (arts. 5 y 7), informarle la finalidad y cómo ejercer sus derechos (art. 6) y cuidar la seguridad (art. 9; Res. AAIP 47/2018). La base se inscribe en la AAIP (art. 21).

Pensá quién ve qué: el profe necesita saber que un chico es alérgico y qué hacer, pero no tiene por qué ver el DNI del padre. Dar acceso por rol es parte de la seguridad.

Cuánto tiempo guardar los registros

• Regla general: 10 años (CCyC art. 328).
• Menores: como mínimo, hasta que cumplan 23 años. Es lo más delicado de este rubro: la ficha de un chico de 6 años puede hacer falta muchos años después. Conviene conservarla hasta que cumpla 23, o 10 años desde la firma si eso es más largo; es el criterio que aplica Firmalo.
• No borres los aptos vencidos. Guardá el historial: lo que importa es qué estaba vigente el día del hecho.

Antes de que arranque la temporada

Mandá a cada familia la ficha con el apto, los dos teléfonos de emergencia y las autorizaciones separadas: práctica, traslados, fotos y atención de urgencia. Que la firme el adulto responsable con su DNI, que la lista de riesgos tenga sus iniciales y que el profe tenga a mano lo que necesita saber de cada chico, nada más.

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Este contenido es informativo y no reemplaza el asesoramiento de un abogado matriculado en tu jurisdicción.